Proveedor sin REPSE: el SAT te quita la deducción y el IVA
Tu proveedor de limpieza puede tumbar tu deducción.
Martes, 9:40 a. m. Llega un requerimiento del SAT. No pregunta por tus ventas ni por tus clientes. Pregunta por los pagos a la empresa que limpia tus oficinas desde hace tres años.
Las facturas están en orden y los pagos salieron por transferencia. Pero el SAT pide otra cosa: el registro REPSE vigente del proveedor en la fecha de cada pago, los recibos de nómina de las personas que trabajaron en tus instalaciones y el comprobante de que el proveedor pagó sus cuotas al IMSS.
Si no los tienes, ese gasto deja de ser deducible. Y el IVA que pagaste también deja de ser acreditable.
¿Esto es outsourcing o no?
Desde la reforma de 2021, la ley distingue dos cosas que en la práctica se confunden. La subcontratación de personal está prohibida (artículo 12 de la LFT), y el artículo 13 solo permite servicios u obras especializadas, siempre que no formen parte del objeto social ni de la actividad preponderante de quien los contrata. Ref. contadormx
La limpieza de tus oficinas no es tu giro. La vigilancia de tu bodega tampoco. Por eso suelen encajar como servicios especializados, y eso tiene una consecuencia directa: el proveedor debe estar inscrito ante la STPS en el REPSE. Ref. contadormx
La regla no depende de una lista de giros, sino de cómo se presta el servicio. Se habla de poner trabajadores a disposición cuando el personal del proveedor presta el servicio en un centro de trabajo que es tuyo o está bajo tu responsabilidad. Ref. elconta
Señales de que sí necesita REPSE
| Situación | Señal |
|---|---|
| Personal del proveedor trabaja en tus oficinas con horario fijo (limpieza, vigilancia, recepción) | 🔴 Casi seguro aplica |
| Mantenimiento recurrente con técnicos asignados a tu planta | 🔴 Casi seguro aplica |
| Servicio entre empresas de tu mismo grupo | 🟡 También aplica, aunque sean filiales |
| Compra de un producto con instalación puntual | 🟢 Por lo general no aplica |
| Asesoría o servicio que el proveedor presta desde sus propias instalaciones | 🟢 Por lo general no aplica |
El caso del grupo empresarial sorprende a muchos. Los servicios complementarios o compartidos entre empresas del mismo grupo sí se consideran especializados y deben registrarse, según el último párrafo del artículo 13 de la LFT.Ref. praxiumconsultores
Lo que pierdes si falla el REPSE
Un proveedor sin registro vigente no es solo un problema laboral. El golpe llega por tres lados:
- La deducción de ISR. El artículo 15-D del CFF niega efectos fiscales a los pagos por subcontratación de personal y solo los admite para servicios especializados cuando el contratista tiene el registro y se cumplen los requisitos de la LISR y la LIVA. Ref. praxiumconsultores
- El IVA acreditable. Sin el registro, quien contrata pierde también el derecho a acreditar el IVA, conforme al artículo 5, fracción II, de la LIVA. Ref. praxiumconsultores
- La multa laboral. La LFT prevé multas de 2,000 a 50,000 UMA para quien contrata los servicios de un contratista no registrado ante la STPS (artículo 1004-C). Con la UMA de 2026 ($117.31), eso va de $234,620 a $5,865,500. Ref. idconline
A esto se suma la responsabilidad solidaria. Las empresas que contratan servicios especializados siguen respondiendo de forma solidaria frente a los trabajadores del proveedor. Si el proveedor no paga, la deuda puede llegar a tu puerta. Ref. ecija
La factura no basta
Aquí está el error más común: pensar que basta con verificar el REPSE al firmar el contrato. La ley pide más, y lo pide en cada pago.
El artículo 27, fracción V, de la LISR exige verificar al momento del pago que el contratista tiene el registro, y obtener copia de los CFDI de nómina de sus trabajadores, del recibo de pago de la declaración de ISR retenido y de los pagos de cuotas al IMSS y al INFONAVIT. Para el IVA, la LIVA pide además la declaración y el acuse de pago del impuesto que te trasladó. Ref. praxiumconsultores
El contrato también importa. Debe señalar el folio de la actividad que aparece en el aviso de registro del proveedor y la cantidad aproximada de trabajadores que ejecutarán el servicio. Ref. expansion
Es, en el fondo, la misma lógica de la materialidad: no basta con decir que el servicio existió, hay que poder demostrar que se prestó en regla. Y cuando tienes ocho o diez proveedores con personal en tus instalaciones, cada uno con documentos que vencen o llegan tarde, el expediente se desordena rápido.
Para eso existe DÝNAMI by Cumbre Asesores. Concentra el expediente de cada proveedor y te alerta cuando falta un documento del mes o cuando algo vence, antes de que hagas el siguiente pago y no después de que llegue el requerimiento.
El REPSE también vence
Un proveedor que estaba en regla en enero puede no estarlo en julio. El registro se renueva cada tres años, y el trámite debe iniciarse dentro de los tres meses anteriores a que concluya su vigencia. Ref. taxtodaymexico
Si no se renueva, la STPS lo cancela y el proveedor debe hacer una nueva inscripción. Mientras tanto, cada pago que le hagas queda sin el respaldo que exige la ley. Ref. idconline
Por eso conviene consultar el padrón público antes de cada pago, no una vez al año. La consulta es gratuita, en línea, en la plataforma de la STPS.
Lo que cambió en junio de 2026
El 9 de junio de 2026, la STPS publicó en el DOF un acuerdo de simplificación que integró la inscripción, la renovación y la cancelación del REPSE en un solo trámite. Desde el 10 de junio, el plazo de respuesta bajó a 5 días hábiles para solicitantes con hasta 10 trabajadores y a 15 días para los que tienen más. Ref. taxtodaymexicosiemprealdia
Es una buena noticia para los proveedores. Para ti, como contratante, el mensaje es otro: el acuerdo no modificó la obligación de contar con registro vigente ni los requisitos fiscales para deducir servicios especializados. Ref. siemprealdia
Que sea más fácil registrarse no significa que el registro pruebe que tu proveedor cumple. Lo que te protege sigue siendo el expediente de cada pago.
Qué guardar de cada pago
| Documento | Quién lo entrega | Cuándo revisarlo |
|---|---|---|
| Consulta de REPSE vigente (captura con fecha) | Tú lo generas | Antes de cada pago |
| Contrato con folio REPSE y número aproximado de trabajadores | Ambos lo firman | Al contratar y en cada renovación |
| CFDI de nómina del personal asignado | Proveedor | Cada mes |
| Declaración y pago de ISR retenido | Proveedor | Cada mes |
| Pago de cuotas IMSS e INFONAVIT | Proveedor | Cada mes |
| Declaración y acuse de pago de IVA | Proveedor | Cada mes |
Si un proveedor se niega a entregar estos documentos, eso ya es una señal. Igual que con los proveedores en listas del SAT, la revisión debe ocurrir antes de pagar, no cuando la autoridad ya está preguntando. Y si cambias de contador, asegúrate de que este expediente no se vaya con él.
Preguntas frecuentes
¿Mi proveedor de limpieza necesita REPSE aunque sea una empresa pequeña?
Sí. El tamaño no exime. Si su personal presta el servicio en tus instalaciones y la limpieza no es tu actividad preponderante, por lo general debe estar registrado.
¿Basta con revisar el REPSE cuando firmo el contrato?
No. La LISR pide verificar el registro al momento de cada pago, y el registro puede vencer o cancelarse durante la relación comercial.
¿Todavía tengo que retener el 6% de IVA a servicios especializados?
No. Esa retención ya no existe, aunque muchos contratos la siguen pactando. Lo que sí sigue vigente es el expediente de documentos que pide la LISR y la LIVA.
¿Qué pasa si mi proveedor pierde el REPSE a mitad del año?
Los pagos que hagas mientras no tenga registro vigente quedan expuestos a no ser deducibles ni acreditables, y tú quedas expuesto a la multa de la LFT. Conviene suspender pagos o regularizar antes de seguir.
¿Los servicios entre empresas de mi grupo necesitan REPSE?
Sí. La LFT aclara expresamente que los servicios compartidos o complementarios entre empresas del mismo grupo se consideran especializados y deben registrarse.
Este artículo tiene fines informativos y no sustituye la asesoría profesional sobre tu caso concreto. La información está actualizada a octubre de 2026. Para revisar el expediente de tus proveedores de servicios especializados, contacta al equipo de Cumbre Asesores.
